Software educacional: entenda melhor essa ferramenta
Software educacional: conheça os benefícios para a sua instituição de ensino
O dia a dia de uma instituição de ensino é bastante complexo e existem diversos processos em diferentes áreas para que tudo funcione adequadamente. O software educacional é uma ferramenta que ajuda os gestores e contribui para a melhora da qualidade do ensino oferecido.
O software educacional faz parte da transformação digital da educação, digitalizando processos, alinhando setores, centralizando dados e otimizando o trabalho dos profissionais. Com isso, os gestores passam menos tempo executando tarefas operacionais e podem se dedicar à parte estratégica de crescimento da instituição.
O que é um software educacional?
O software educacional é um programa de computador desenvolvido para atender às necessidades e objetivos pedagógicos de instituições de ensino de todos os portes.
Dessa forma, é possível centralizar os dados dos diferentes setores para que o gestor tenha controle total sobre as atividades da instituição e de seus colaboradores.
Esta tecnologia já está presente na maioria das instituições de ensino, com recursos para o controle financeiro, educacional, administrativo, contábil, de recursos humanos, entre outros.
Atualmente, existem várias opções de sistemas desenvolvidos para a área educacional que permitem trabalhar com armazenamento de dados e gestão da informação, utilizando relatórios para elaborar metas de desenvolvimento e monitorar seus resultados.
A diferença para o software educativo é que este é focado em melhorar a experiência do aluno, com recursos e ferramentas próprias para aprimorarem a qualidade do ensino, independentemente da metodologia utilizada.
Já o software educacional é voltado a melhorar a gestão do negócio, atuando de forma mais específica em questões administrativas da operação, como a gestão de pessoas, financeiro, contabilidade, entre outros.
Vantagens de ter um software educacional
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Aumento da produtividade da equipe
Uma das principais vantagens da tecnologia na educação é reduzir o tempo de execução das atividades diárias, principalmente as mais burocráticas e operacionais.
Ao utilizar processos completamente eletrônicos, é possível otimizar a produtividade dos setores e evitar eventuais falhas humanas, que geram retrabalhos.
As tarefas repetitivas, muito comuns em métodos de documentação baseados em formulários e documentos físicos, podem ser evitadas com o auxílio de ferramentas tecnológicas.
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Organização da gestão educacional
Um sistema eficiente pode auxiliar em todos os setores da instituição, desde a organização da grade horária até a distribuição das turmas.
Além disso, é possível receber documentos de matrícula, enviar lembretes a professores e colaboradores, organizar o recebimento das mensalidades, entre outros recursos.
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Eficiência da gestão financeira
A atenção à área financeira é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino, garantindo um fluxo de caixa saudável para continuar mantendo as atividades.
Sem a administração adequada desses recursos, tanto os alunos quanto a equipe podem ser prejudicados, por isso é fundamental contar com a tecnologia para ter um acompanhamento minucioso sobre a movimentação financeira.
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Eficiência da comunicação
Uma instituição de ensino é formada por diversas pessoas (alunos, professores, colaboradores, fornecedores etc.) e uma das vantagens do software educacional é tornar a comunicação mais eficiente.
Com a tecnologia, é possível que professores consigam falar diretamente com seus alunos ou pais responsáveis, emitir documentos ou exibir sua grade de aula, por exemplo.
Podem ser emitidos avisos de pendências financeiras, ocorrências com alunos, avisos sobre atividades acadêmicas e muito mais.
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Visão integrada da instituição de ensino
Ao articular as informações de diferentes setores é possível ter uma compreensão da instituição como um todo, ao mesmo tempo em que o gestor pode fazer análises isoladas e identificar eventuais gargalos.
Para isso, é fundamental contar com um software que centralize as informações gerais da IE, considerando todas as suas frentes, para auxiliar no planejamento das ações e facilitar a tomada de decisões.
O sistema integrado facilita ainda os processos da secretaria, compartilhando documentos entre setores sem a necessidade de um controle manual, o que diminui a possibilidade de erros e de volume de papel.
Outra vantagem é a possibilidade de programar os fluxos de trabalho transformando automaticamente planilhas em calendários e registros de atividades em documentos.
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Redução da inadimplência
A inadimplência é um dos principais desafios das instituições de ensino particulares, pois costuma ser uma questão delicada para ser tratada com os alunos ou responsáveis financeiros.
Um sistema otimizado tem módulos que realizam a notificação de estudantes, no caso do ensino superior, com antecedência para realizar o pagamento da mensalidade e mantém um registro de alunos que já passaram por essa situação.
Deste modo, a gestão consegue ter um controle maior e fazer uma antecipação do comportamento do aluno.
A instituição pode optar por enviar mais lembretes para determinados perfis de alunos alguns dias antes do vencimento do boleto. Além disso, o próprio aluno tem acesso aos pagamentos para se organizar financeiramente e reduzir as chances de esquecimento.
Como avaliar um software educacional?
Atualmente, existem diversas opções de softwares educacionais no mercado e que devem ser levados em consideração na escolha.
Além disso, cada instituição tem necessidades específicas que podem ser melhor atendidas por determinados recursos, como captação de alunos, retenção de matrículas, organização do processo seletivo ou integração a outros softwares, por exemplo.
Dependendo do porte da IE, também é importante avaliar se a solução oferece recursos inovadores, uma infraestrutura robusta e escalável.
Outro ponto importante é a segurança de dados, pois, se houver vazamento, a organização pode ser responsabilizada, então é fundamental contar com um sistema voltado a proteger as informações do negócio e das pessoas envolvidas.
Exemplos de software educacional
Alguns exemplos de sistemas voltados à gestão educacional são:
- CRM Educacional;
- TOTVS Educacional;
- Mannesoft Prime;
- Sponte;
- Escolaweb;
Como você viu, o software educacional é uma ferramenta essencial para reduzir a inadimplência, melhorar a retenção de alunos, entre outros desafios da gestão educacional. Por isso, é fundamental avaliar as necessidades da instituição de ensino e os recursos do sistema antes de escolher a melhor opção para a gestão educacional.
