O que é certificado digital? Guia para implementar na empresa

25 de January de 2023

Você já parou para pensar como seria ótimo poder assinar documentos sem precisar estar fisicamente em um lugar? Especialmente, para empresas, esse tipo de solução é a resposta ideal para autenticar documentos importantes como contratos e notas fiscais. A boa notícia é que essa possibilidade já existe e para começar a usá-la você precisa aprender o que é certificado digital.

É exatamente esse o assunto deste artigo, no qual vamos apresentar o conceito e os benefícios de adotar esse recurso dentro da sua empresa.

Contudo, é importante destacar que o certificado digital é obrigatório em muitas situações, por exemplo:

para emitir Nota Fiscal Eletrônica, o certificado digital é obrigatório, mesmo nos casos de MEI (Microempreendedor Individual) ou optantes pelo Simples Nacional;
para empresas com mais de cinco funcionários, afinal o certificado é exigido nos demonstrativos de recolhimento do FGTS, além de outros encargos trabalhistas;
para entregar a Relação Anual de Informações Sociais, ou RAIS, que compartilha dados da atividade trabalhista, como horas extras, contribuições sindicais, salários e outras informações dos funcionários.

Logo, se você está iniciando um negócio, é fundamental compreender que o certificado digital não apenas é importante, mas também obrigatório. Por isso, continue lendo e solucione as suas dúvidas sobre o documento.

O que é certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico usado para assinar e autenticar documentos eletrônicos. Ele contém informações sobre uma pessoa física ou jurídica, como nome e endereço. Para ser válido, deve ser emitido por uma autoridade certificadora, que verifica a identidade do solicitante e atesta a validade do certificado.

Na prática, ele funciona como um tipo de assinatura digital autenticada, que garante a veracidade dos documentos.

É usado para assinar documentos eletrônicos, como na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, autenticar transações e garantir a privacidade e a integridade de dados. De maneira similar ao CPF ou CNPJ, ele possui validade jurídica.

Para que serve o certificado digital?

Ok, você entendeu o que é um certificado digital, mas será que já sabe como usá-lo na prática? Afinal, para o que ele serve?

Será que ele funciona apenas para emitir NF-e? A verdade é que não.

Talvez, o uso para o lançamento das vendas e criação do documento fiscal, seja a utilidade que será mais aproveitada no seu dia a dia, mas não é a única.

De maneira geral, o certificado digital serve para garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos e transações realizadas na internet.

Ele fornece uma forma de garantir que a pessoa ou empresa que está realizando a transação é quem diz ser.

Além disso, o certificado digital também pode ser utilizado para assegurar a privacidade das informações trocadas, por meio da criptografia.

Além de tudo isso, entretanto, a lista de usos do certificado digital incluem:

assinatura eletrônica de documentos, como contratos, recibos, promissórias, faturas e declarações;
autenticação de usuários em sistemas eletrônicos, como bancos, sites governamentais e sistemas de saúde, o que permite a realização de operações bancárias com segurança;
enviar declarações e informações aos órgãos do governo;
fazer a declaração de Imposto de Renda;
enviar informações em sistemas como o eSOcial;
fazer login em ambientes como o portal de atendimento da Receita Federal.
criptografar dados transmitidos pela internet, como informações bancárias e de saúde;
participar de leilões eletrônicos;
criar procurações eletrônicas e mais.

Com essa lista, fica clara a importância de ter um certificado digital para a sua empresa, não é mesmo? Por isso, agora, vamos apresentar o passo a passo para cumprir essa etapa.

Como emitir um certificado digital?

O passo a passo para emitir o certificado digital é bastante simples:

encontre e escolha entre as autoridades certificadoras habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil);
escolha entre os certificados A1 e A3, a principal diferença entre eles é a forma de armazenamento. No tipo A1 a assinatura é armazenada no próprio computador, enquanto os modelos A3 são armazenados em mídias como tokens USB ou cartões com chip. A validade deles também muda, o A1 tem validade de 1 ano e o A3 de até 5 anos;
solicite o certificado no site da própria autoridade certificadora escolhida;
agende uma data para apresentar os documentos como CNPJ regular, documento de constituição da empresa, entre outros. Ao fazer o agendamento, você pode solicitar uma lista completa de documentos necessários para o processo;
faça a emissão do certificado. Essa etapa será cumprida pela unidade certificadora, durante o atendimento agendado.

Como usar o certificado digital?

Para usar um certificado digital, você precisará de um dispositivo de armazenamento de chaves criptográficas.

No modelo A1 você só precisa fazer o download do arquivo em seu computador para usá-lo, sem a necessidade de um dispositivo móvel, como token USB ou um cartão inteligente, já o certificado A3 exige esse aparelho.

Mas, fique tranquilo, nos dois casos, a unidade certificadora que você escolheu é a responsável por te entregar esse documento.

Isso significa que, caso seja um modelo A3, você receberá no ato da criação do arquivo um dispositivo físico que deverá ser conectado ao seu computador todas as vezes que você realizar alguma atividade que exija o uso do certificado.

Ou seja, todas as vezes que você for, por exemplo, emitir uma NFe, será necessário plugar o dispositivo que contém o certificado no local em que a ação será realizada, por exemplo, o seu computador.

Já no certificado A1 a unidade certificadora envia o arquivo, geralmente, por e-mail. É necessário que você faça o download, siga os passos apresentados na tela para instalar e começar a usar.

Nesses casos, quando for necessário ativar o certificado, o sistema irá enviar um alerta solicitando a ativação e você só precisa aceitar.

Em seguida, é possível usar o certificado digital para assinar documentos eletrônicos, autenticar sua identidade em transações on-line, entre outras coisas.

Pronto, agora sim você tem um guia introdutório sobre o que é certificado digital e como ter o seu.

Esse é, sem dúvida, um grande passo para o seu sucesso e para o crescimento do seu negócio. Parabéns e boas vendas!

Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio, permite a compra do certificado digital A1, emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.