Como estruturar um departamento financeiro: confira o passo a passo!
Saber como estruturar um departamento financeiro é crucial, principalmente para empresas que cresceram, e necessitam padronizar algumas atividades, e delegar funções.
Geralmente, quando uma companhia ainda é pequena, é comum que uma única pessoa seja responsável por desempenhar todos os tipos de funções relacionadas às finanças de um negócio.
Todavia, na medida em que a organização cresce, os processos se tornam maiores, o que exige um maior número de pessoas para executá-los.
No entanto, quando não se organizam os processos e rotinas, pode acontecer das pessoas desempenharem funções parecidas, e com isso terem trabalho redobrado. E aí entra a importância da estruturação do setor.
Neste artigo vamos mostrar um pouco mais a fundo sobre como é a estrutura de um departamento financeiro, quais são suas rotinas, e como você pode estruturar esse setor na sua empresa. Boa leitura!
O que é um departamento financeiro?
O departamento financeiro é o responsável por gerenciar as finanças da empresa, incluindo as atividades de planejamento financeiro, gerenciamento de dinheiro e investimentos, com o objetivo de alcançar a estabilidade e maximizar os lucros.
Esse departamento é o coração da organização, controlando e monitorando o fluxo de recursos. Ele se envolve em atividades como contabilidade, elaboração de orçamentos, análise de custos, gestão de crédito, cobrança, investimento, entre outros.
Em suma, um departamento financeiro desempenha um papel crucial na gestão de riscos, garantindo a conformidade regulatória, promovendo a eficiência operacional e apoiando a tomada de decisão estratégica com relatórios precisos e tempestivos.
Qual é a estrutura de um departamento financeiro?
A estrutura de um departamento financeiro pode variar de acordo com o tamanho da empresa. Entretanto, ele basicamente é composto por:
- analista de contabilidade;
- analista de tesouraria;
- planejador e controlador financeiro;
- gerente financeiro.
Analista de contabilidade
O analista de contabilidade é responsável por registrar e relatar as transações financeiras. Esta seção também prepara os demonstrativos financeiros, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício.
Analista de tesouraria
Esse profissional lida com o fluxo de caixa da empresa, gerencia as contas a pagar e a receber, além de controlar as operações bancárias. Ou seja, é quem faz os ajustes de caixa, assim como as conciliações do banco.
Planejador e controlador financeiro
Esta função realiza a previsão e o orçamento, análise de desempenho financeiro, e ajuda a definir metas financeiras e estratégicas. Portanto, é uma função um pouco mais elevada e ocupada por quem já tem experiência no mercado.
Afinal, cabe ao planejador avaliar quais são os melhores investimentos, criar cálculos e definir métricas para acompanhar o retorno dos investimentos, e ter uma visão mais crítica sobre o orçamento da organização.
Gerente financeiro
O gerente financeiro é o líder do departamento, e cabe a ele ver como está o andamento das finanças da empresa, delegar as funções, analisar os relatórios, ouvir as principais queixas dos trabalhadores, e tomar decisões estratégicas.
Quais são as rotinas do setor financeiro?
Como você deve presumir, o setor financeiro é responsável por uma variedade de tarefas diárias, semanais e mensais que garantem o fluxo eficiente de recursos dentro da empresa.
Embora as atividades exatas possam variar dependendo da organização, existem algumas que são mais comuns, sendo elas:
Gestão de fluxo de caixa
Monitorar as entradas e saídas de dinheiro da empresa é uma das principais tarefas do setor financeiro, o que envolve acompanhar todas as transações, seja o pagamento a fornecedores, o recebimento de clientes, folha de pagamento dos funcionários, entre outros.
Contabilidade e registro de transações
O departamento é responsável por registrar todas as transações financeiras da empresa em livros contábeis, incluindo vendas, compras, pagamentos, recebimentos e qualquer outra atividade que afete as finanças do negócio.
Elaboração de relatórios financeiros
A elaboração de relatórios financeiros é uma tarefa essencial, pois eles ajudam a entender o desempenho do seu negócio, informam decisões e são necessários para cumprir obrigações regulatórias.
Planejamento financeiro e orçamentário
É no departamento financeiro que é definido o orçamento da empresa e o planejamento de seus objetivos financeiros, englobando a previsão de vendas, despesas e lucro.
Gestão de contas a pagar e receber
Cabe aos colaboradores do departamento financeiro gerenciar todas as contas a pagar (como faturas de fornecedores) e contas a receber (como faturas de clientes), garantindo que os pagamentos sejam feitos e recebidos pontualmente.
Gestão de impostos
Por fim, o setor financeiro também é responsável por emitir e organizar as notas fiscais, calcular e pagar os impostos devidos, bem como cumprir todas as obrigações fiscais relacionadas.
Quais as melhores práticas para organizar o setor financeiro?
Para começar, é vital implementar e manter um sistema de contabilidade robusto, facilitando o monitoramento das transações financeiras, a elaboração de relatórios e a conformidade com os regulamentos fiscais. Softwares de contabilidade podem automatizar muitas dessas tarefas, melhorando a eficiência e reduzindo a probabilidade de erros.
Outra prática recomendada é a segregação de deveres. Em outras palavras, as responsabilidades devem ser divididas entre vários funcionários para evitar fraudes ou erros.
Por exemplo, a pessoa que prepara os pagamentos não deve ser a mesma que os aprova. Esta prática não só protege a organização contra a má conduta interna, mas também garante a precisão e a integridade dos dados financeiros.
É fundamental também estabelecer uma rotina de revisão e auditoria financeira, como a revisão regular de relatórios, o monitoramento do desempenho financeiro e a identificação de áreas de melhoria ou preocupação.
A auditoria interna pode ser útil para garantir que o setor financeiro esteja em conformidade com os regulamentos e as melhores práticas.
Além disso, as revisões e auditorias podem fornecer informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas, ajudando os gestores a alcançar as metas estabelecidas pela empresa.
Como estruturar um departamento financeiro: passo a passo!
Agora que já mostramos como é um departamento financeiro, e quais são as melhores práticas para estruturá-lo, chegou a hora de colocar a mão na massa e começar a estruturar o seu. Veja o passo a passo a seguir.
Defina as funções necessárias
O primeiro passo é identificar as funções que seu departamento financeiro precisará desempenhar.
Ou seja, identificar as áreas como contabilidade, gestão de fluxo de caixa, planejamento e orçamento financeiro, auditoria interna, gestão de investimentos e gestão de riscos.
Crie um organograma
Depois de identificar as funções necessárias, crie um organograma que mostre como o departamento será estruturado. Isto irá esclarecer quem é responsável por quê, e como as diferentes funções se relacionam umas com as outras.
Contrate a equipe certa
Contrate profissionais qualificados para cada função identificada. Pode ser útil começar com um Diretor Financeiro (CFO) ou Gerente Financeiro para liderar o departamento e depois preencher as outras funções conforme necessário.
Implemente sistemas de contabilidade e gestão financeira
Escolha e implemente um software de contabilidade e gestão financeira que atenda às necessidades do seu negócio. Isso irá automatizar muitas tarefas, melhorar a precisão e fornecer relatórios financeiros valiosos.
Desenvolva políticas e procedimentos financeiros
Desenvolva políticas e procedimentos claros para cada função financeira, como por exemplo: como e quando as faturas devem ser pagas, como o fluxo de caixa deve ser monitorado, e como o desempenho financeiro deve ser relatado.
Implemente controles financeiros
Implemente controles financeiros para proteger sua empresa contra fraudes e erros, abarcando a segregação de deveres, limites de autoridade para aprovações financeiras, e auditorias internas regulares.
Treine sua equipe
Por fim, treine sua equipe em seus papéis e responsabilidades, bem como nas políticas e procedimentos financeiros do negócio. Também pode ser útil oferecer treinamento contínuo em áreas como análise financeira e conformidade regulatória.
Lembre-se, cada empresa é única e pode requerer ajustes nesta estrutura básica. Por isso, é essencial que o departamento financeiro seja capaz de se adaptar e responder às necessidades em constante mudança.
Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.
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