Controle financeiro para MEI: como fazer? Guia com 7 passos
Realizar um bom controle financeiro como MEI é uma das atividades obrigatórias para que você faça uma boa gestão. Afinal, saber o quanto de dinheiro entra e o quanto sai do seu caixa é indispensável para a saúde da companhia.
A verdade é que quanto menor um negócio, mais preocupados com a movimentação do fluxo de caixa seus gestores deveriam estar.
Para entender porquê acompanhe o seguinte exemplo: o quanto R$1.000 fazem falta em um mês da sua empresa? Imagine que você tenha perdido esse montante, por qualquer razão que seja. Essa seria uma perda significativa, não é mesmo? Alguma conta poderia atrasar ou você precisaria reduzir sua retirada como sócio.
Agora, imagine o impacto financeiro que uma organização como a Coca-Cola teria se o mesmo valor sumisse dos cofres dela. A sequela seria bem menor do que a sofrida por você, não é mesmo?
Em contrapartida, qual faz um melhor acompanhamento financeiro?
Você não precisa saber como funciona a gestão da Coca-Cola para imaginar que o gerenciamento da multinacional é top de linha, concorda?
E o seu controle financeiro como MEI? Como está? Você sabe dizer se nesse momento o seu caixa está no positivo ou negativo?
Você consegue prever quanto vai faturar até o final do mês?
Conhece o total de custos fixos e variáveis?
Ao observar o seu extrato, você é capaz de identificar todas as saídas financeiras que foram realizadas e para quê elas foram feitas? Não?
Então, é hora de rever a sua estratégia e começar a realizar o controle financeiro do seu MEI, de maneira eficiente.
Controle financeiro MEI: como fazer?
A realização do controle financeiro do MEI exige o cumprimento das seguintes etapas:
- Separe suas finanças pessoais das finanças do negócio
- Registre todas as transações imediatamente
- Acompanhe seu fluxo de caixa diariamente
- Elimine gastos desnecessários
- Integre todos os canais de venda
- Gerencie o estoque
- Implemente uma ferramenta de gestão
1. Separe suas finanças pessoais das finanças do negócio
O primeiro passo para fazer o controle financeiro do MEI é parar de pagar as suas contas pessoais, com o dinheiro da empresa.
É muito comum que microempreendedores usem uma conta bancária para tudo, pagando contas pessoais e da organização a partir de um mesmo local, sem nenhum tipo de divisão.
Entretanto, isso é um erro que pode custar a saúde do empreendimento.
Quando você não separa o que é seu e o que é da companhia, fica muito difícil identificar se ela está gerando lucro ou não.
Além disso, é quase impossível avaliar o que é um gasto desnecessário e o que não é.
Tudo isso é essencial para o controle financeiro, por isso evite misturar as finanças pessoais com as do negócio.
O ideal é que você defina um salário como sócio e envie esse valor para a sua conta bancária pessoal todos os meses.
A partir disso, faça o pagamento de suas despesas usando esse montante.
A separação facilita o acompanhamento das entradas e saídas de dinheiro e aumenta as suas chances de gerir seus recursos de forma adequada.
Mas não se preocupe com os custos disso, porque você pode abrir uma conta digital gratuita e usá-la para concentrar as operações de recebimento e pagamento da organização.
2. Registre todas as transações imediatamente
Fez uma venda? Registre.
Pagou uma conta? Registre.
Anotar imediatamente os recebimentos e pagamentos é essencial para um bom acompanhamento financeiro.
Assim você consegue ter uma visão em tempo real do resultado financeiro, evita erros e esquecimentos e não acumula trabalho.
Em suma, ao manter um registro detalhado da movimentação de capital, você tem mais informação para avaliar o desempenho e tomar decisões informadas.
Uma maneira simples e integrada de fazer isso é por meio de um sistema de controle financeiro feito para MEI.
3. Acompanhe seu fluxo de caixa diariamente
O fluxo de caixa é o registro da movimentação de entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa, em um determinado período.
Em uma coluna são registradas as receitas (valores que entram no caixa) e em outra as despesas (valores que saem do caixa).
Para descobrir o saldo do fluxo de caixa, basta subtrair as saídas das entradas.
Um saldo positivo indica que há mais dinheiro entrando do que saindo do caixa. Já um saldo negativo indica que as saídas são maiores que as entradas.
É claro que o objetivo é manter o fluxo de caixa positivo. Para isso é fundamental acompanhar o fluxo diariamente para que problemas possam ser identificados com antecedência e decisões possam ser tomadas com mais assertividade.
4. Elimine gastos desnecessários
Ao registrar e acompanhar todos os gastos, fica mais fácil identificar despesas desnecessárias, que estão levando seu dinheiro embora, sem trazer retornos de qualidade.
É importante ter em mente que diminuir os gastos também é uma forma de aumentar a lucratividade, isso significa mais dinheiro em caixa.
Esse valor economizado pode ser usado para investimentos que tragam melhores resultados ou para criar uma reserva de emergência para momentos de dificuldades financeiras.
Na prática, você decide o que fazer com o valor economizado. O importante é parar de gastá-lo com o que não vale a pena.
5. Integre todos os canais de venda
Se você usa diferentes canais de venda como redes sociais, loja física, e-commerce e marketplaces, o ideal é centralizar toda a movimentação financeira.
Por meio de um sistema ERP você pode integrar todas as informações comerciais e automatizar uma série de ações, por exemplo, a cada registro de venda a ferramenta atualiza o fluxo de caixa imediatamente, sem você precisar fazer isso manualmente.
A mesma automação pode ser feita para pagamentos recorrentes ou custos fixos, que também já podem ser lançados no sistema para os meses seguintes.
Assim, você tem hoje uma visão dos gastos e recebimentos programados para os próximos períodos.
6. Gerencie o estoque
Em um primeiro momento, o estoque e o controle financeiro do MEI podem parecer duas coisas totalmente separadas e independentes, mas não são.
Seu estoque representa um investimento financeiro em itens que ainda não foram vendidos. Ou seja, estoque parado significa dinheiro parado.
Logo, o controle financeiro do MEI deve considerar o valor investido no estoque, pois ele representa um ativo importante.
Em outras palavras, o excesso de estoque pode significar um alto custo financeiro em armazenamento e manutenção, enquanto a falta de produtos resulta em perda de vendas.
Em todo caso, o impacto do estoque nos resultados financeiros da organização é significativo.
7. Implemente uma ferramenta de gestão
Para fazer o controle financeiro do MEI é essencial a contratação de uma ferramenta de gestão que vai automatizar, integrar e centralizar informações de venda, estoque, entradas e saídas financeiras.
Dessa forma, você para de perder tempo com dezenas de planilhas e anotações em cadernos que, além de tudo, podem ficar desatualizadas, atrapalhando a sua tomada de decisão.
Com um sistema de gestão você tem acesso a todas as informações necessárias, em tempo real, com apenas alguns cliques.
Então, fique ligado e implemente a tecnologia no seu dia a dia. Ela é especialmente relevante para empresas com poucos (ou nenhum) funcionários.
Afinal, você, melhor que ninguém, sabe que as 24 horas do dia são poucas para executar todas as atividades demandadas.
Por isso, automatize algumas delas para garantir acesso aos benefícios que elas trazem e reduzir o tempo gasto com ações operacionais do seu dia a dia.
Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.
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