Empresas de Software as a Service (SaaS) e startups têm em comum o foco em inovação e tecnologia e a estrutura de negócio mais enxuta.

No entanto, isso não as isenta de uma obrigação imposta a toda pessoa jurídica: a emissão de notas fiscais (NFs).

E a legislação de nosso país é bastante complexa nesse campo, o que não traz nenhuma facilidade para empreendedores e gestores de empresas.

Esses documentos exigem uma série de burocracias para serem gerados e nem todos dominam os meandros e os detalhes de suas regras e procedimentos.

Mas, apesar disso, é por meio desse documento que ficam registradas toda e qualquer transação comercial, bem como o recolhimento de tributos. Assim, empresas que não se atentam às notas fiscais estão sujeitas a penalidades que podem comprometer todo o modelo de negócio.

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Pensando nisso, separamos aqui uma lista com 6 dicas para a correta emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups:

  1. Atente-se aos tributos que incidem sobre o software comercializado
  2. Observe o código de Classificação Nacional de Atividades
  3. Mantenha suas notas fiscais organizadas
  4. Verifique o tempo de cada nota fiscal
  5. Confira a autenticidade das notas fiscais
  6. Invista em um software especializado em notas fiscais

Continue a leitura para saber que recomendações colocar em prática para se manter em dia com o Fisco e evitar problemas.

Porém, antes de começar, que tal rememorar um pouco sobre as notas fiscais e seus impostos?

Confira neste infográfico:

6 dicas de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups

1. Atente-se aos tributos que incidem sobre o software comercializado

Há muito tempo discute-se sobre a incidência de tributos na venda de softwares, principalmente no que se refere ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

O primeiro, de competência estadual, trata as licenças de softwares como produtos. Já o segundo, de competência municipal, entende a comercialização de softwares como prestação de serviços.

Tendo isso em vista, nesta primeira dica de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups, procure as Secretarias de Fazenda do seu estado e do seu município para saber qual é o entendimento sobre a tributação de softwares.

Se você vende para outros estados e municípios, é importante se informar também sobre como é feita essa cobrança e que imposto deve ser colocado na nota fiscal.

2. Observe o código de Classificação Nacional de Atividades Econômicas da sua empresa

Empresas SaaS e startups costumam enfrentar um pouco mais de dificuldade na hora de enquadrar as atividades econômicas da empresa na CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas.

Mesmo assim, é de extrema importância saber o código CNAE da sua empresa e especificá-lo nas notas fiscais. No caso das empresas de software as a service, é importante verificar se a solução comercializada não configura mais de um tipo de serviço.

Atentar-se a esse detalhe é importante para evitar declarar um serviço errado, o que pode gerar complicações com o Fisco.

3. Mantenha suas notas fiscais organizadas

Nesta terceira dica de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups, é de extrema importância que você mantenha esses documentos devidamente armazenados e organizados.

Estabeleça critérios de organização. Você pode, por exemplo, separar as notas fiscais por cliente, por data, por tipo de produto ou serviço etc. Crie pastas e subpastas para de maneira a facilitar o acesso quando necessário.

4. Verifique o tempo de cada nota fiscal

Também é importante atentar-se ao tempo de emissão das suas notas fiscais. Isso porque, conforme previsto em lei, o Fisco pode solicitar notas fiscais com até 5 anos desde a data de emissão para fins de fiscalização.

A não apresentação das notas fiscais que estiverem dentro desse prazo pode resultar em multas de mais de R$ 1.000,00 por nota fiscal.

Notas que tiverem mais de 5 anos podem ser descartadas, evitando a ocupação desnecessária de espaço físico ou virtual de armazenamento.

5. Confira a autenticidade das notas fiscais

Um erro que deve ser evitado na gestão de notas fiscais é a não verificação da autenticidade dos documentos recebidos e emitidos.

Caso a sua empresa de SaaS ou startup passar por uma fiscalização e a nota fiscal solicitada pelo Fisco não for autêntica, você estará sujeito a duras penalidades.

Para fazer essa verificação, acesse o portal da Receita Federal e tenha em mãos a chave de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

6. Invista em um software especializado em notas fiscais

A tecnologia também pode ser uma grande aliada na emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups.

Com um software especializado, é possível organizar esses documentos, automatizar o preenchimento e o envio para os clientes e fazer a integração com o sistema de diferentes prefeituras.

Bom, essas foram as nossas dicas para gestão e emissão de notas fiscais. Implemente essas boas práticas na sua startup ou empresa de SaaS e mantenha-se em dia com a Receita Federal.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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