Emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups: 6 dicas para se manter em dia com o Fisco
Empresas de Software as a Service (SaaS) e startups têm em comum o foco em inovação e tecnologia e a estrutura de negócio mais enxuta.
No entanto, isso não as isenta de uma obrigação imposta a toda pessoa jurídica: a emissão de notas fiscais (NFs).
E a legislação de nosso país é bastante complexa nesse campo, o que não traz nenhuma facilidade para empreendedores e gestores de empresas.
Esses documentos exigem uma série de burocracias para serem gerados e nem todos dominam os meandros e os detalhes de suas regras e procedimentos.
Mas, apesar disso, é por meio desse documento que ficam registradas toda e qualquer transação comercial, bem como o recolhimento de tributos. Assim, empresas que não se atentam às notas fiscais estão sujeitas a penalidades que podem comprometer todo o modelo de negócio.
Pensando nisso, separamos aqui uma lista com 6 dicas para a correta emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups:
- Atente-se aos tributos que incidem sobre o software comercializado
- Observe o código de Classificação Nacional de Atividades
- Mantenha suas notas fiscais organizadas
- Verifique o tempo de cada nota fiscal
- Confira a autenticidade das notas fiscais
- Invista em um software especializado em notas fiscais
Continue a leitura para saber que recomendações colocar em prática para se manter em dia com o Fisco e evitar problemas.
Porém, antes de começar, que tal rememorar um pouco sobre as notas fiscais e seus impostos?
Confira neste infográfico:
6 dicas de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups
1. Atente-se aos tributos que incidem sobre o software comercializado
Há muito tempo discute-se sobre a incidência de tributos na venda de softwares, principalmente no que se refere ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).
O primeiro, de competência estadual, trata as licenças de softwares como produtos. Já o segundo, de competência municipal, entende a comercialização de softwares como prestação de serviços.
Tendo isso em vista, nesta primeira dica de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups, procure as Secretarias de Fazenda do seu estado e do seu município para saber qual é o entendimento sobre a tributação de softwares.
Se você vende para outros estados e municípios, é importante se informar também sobre como é feita essa cobrança e que imposto deve ser colocado na nota fiscal.
2. Observe o código de Classificação Nacional de Atividades Econômicas da sua empresa
Empresas SaaS e startups costumam enfrentar um pouco mais de dificuldade na hora de enquadrar as atividades econômicas da empresa na CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas.
Mesmo assim, é de extrema importância saber o código CNAE da sua empresa e especificá-lo nas notas fiscais. No caso das empresas de software as a service, é importante verificar se a solução comercializada não configura mais de um tipo de serviço.
Atentar-se a esse detalhe é importante para evitar declarar um serviço errado, o que pode gerar complicações com o Fisco.
3. Mantenha suas notas fiscais organizadas
Nesta terceira dica de emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups, é de extrema importância que você mantenha esses documentos devidamente armazenados e organizados.
Estabeleça critérios de organização. Você pode, por exemplo, separar as notas fiscais por cliente, por data, por tipo de produto ou serviço etc. Crie pastas e subpastas para de maneira a facilitar o acesso quando necessário.
4. Verifique o tempo de cada nota fiscal
Também é importante atentar-se ao tempo de emissão das suas notas fiscais. Isso porque, conforme previsto em lei, o Fisco pode solicitar notas fiscais com até 5 anos desde a data de emissão para fins de fiscalização.
A não apresentação das notas fiscais que estiverem dentro desse prazo pode resultar em multas de mais de R$ 1.000,00 por nota fiscal.
Notas que tiverem mais de 5 anos podem ser descartadas, evitando a ocupação desnecessária de espaço físico ou virtual de armazenamento.
5. Confira a autenticidade das notas fiscais
Um erro que deve ser evitado na gestão de notas fiscais é a não verificação da autenticidade dos documentos recebidos e emitidos.
Caso a sua empresa de SaaS ou startup passar por uma fiscalização e a nota fiscal solicitada pelo Fisco não for autêntica, você estará sujeito a duras penalidades.
Para fazer essa verificação, acesse o portal da Receita Federal e tenha em mãos a chave de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
6. Invista em um software especializado em notas fiscais
A tecnologia também pode ser uma grande aliada na emissão e gestão de notas fiscais para SaaS e startups.
Com um software especializado, é possível organizar esses documentos, automatizar o preenchimento e o envio para os clientes e fazer a integração com o sistema de diferentes prefeituras.
Bom, essas foram as nossas dicas para gestão e emissão de notas fiscais. Implemente essas boas práticas na sua startup ou empresa de SaaS e mantenha-se em dia com a Receita Federal.
Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.
