Como criar um workflow para gerenciar sua equipe de vendas?
O workflow é uma estratégia valiosa que ajuda gestores a gerenciarem seus times, ter mais eficiência e, assim, sair na frente dos concorrentes.
Saber como criar um workflow eficaz ajuda gestores e vendedores a trabalhar melhor, reduzir gastos e ganhar mais produtividade.
Se você nunca tinha ouvido falar dessa palavra antes e quer saber mais, acompanhe até o final e entenda o que é workflow, seus tipos, benefícios e como usá-lo para melhorar seu time de vendas.
O que é workflow?
O workflow é um método usado para organizar o fluxo de trabalho em uma empresa, tornando a jornada de trabalho mais eficiente e as demandas mais práticas.
Esse método funciona como um fluxo de trabalho, em que são escolhidas as melhores disposições e sequências lógicas das atividades, sempre procurando automatizar os processos.
Então qual a diferença entre workflow e processos?
É muito comum confundir essas duas metodologias, mas é essencial que você, como gestor, saiba suas diferenças.
Enquanto o processo é um conjunto de tarefas organizadas para entregar um resultado, o conceito de workflow é mais amplo e estratégico.
Ele não só organiza as demandas, como torna a sequência mais eficiente por meio da otimização de processos.
O gestor que utiliza essa metodologia estuda, modela, planeja e automatiza a cadeia de atividades, sempre procurando mais produtividade e agilidade, principalmente em demandas cotidianas.
Tipos de workflow
Antes de falarmos sobre como criar um workflow, é necessário entender que há cinco tipos distintos, de acordo com os fluxos de trabalho existentes.
São eles:
Ad Hoc
O nome pode parecer difícil e complexo, mas esse é o tipo de workflow mais simples e flexível.
No Ad hoc, o processo ocorre de forma manual e pode ser alterado sempre que houver necessidade, mesmo que o fluxo já tenha iniciado.
É indicada para fluxos de trabalho individuais ou que envolvam um pequeno grupo de pessoas.
Administrativo
Já o Administrativo possui rotinas mais burocráticas e, muitas vezes, com baixo nível de complexidade.
É ideal para otimizar atividades mais repetitivas e, com o uso de ferramentas, torna o processo automatizado.
Produtivo
O Produtivo também trabalha com tarefas repetitivas, mas dessa vez mais complexas e que exigem mais atenção e cuidado.
A automatização pode ser usada aqui, mas depende da complexidade das tarefas e deve ser analisada caso a caso.
Colaborativo
O Colaborativo deve ser usado nas atividades que dependem da união de equipes ou do esforço coletivo para serem realizadas.
Seu foco não está tanto na agilidade, mas em criar processos mais completos em que todas as habilidades dos times possam ser exploradas.
Transacional
O tipo Transacional é usado em processos de trabalho que reúnem diferentes tipos de atividades que são realizadas de maneira conjunta.
Nesse modelo, cada equipe trabalha em suas próprias atividades, mas o resultado final é em conjunto.
Como funciona um workflow na prática?
Agora que você já entendeu o que é, vamos explicar como funciona um workflow na prática.
1. Analise os fluxos de trabalho atuais
Antes de pensar em como criar um workflow, você deve analisar quais são os fluxos de trabalho e logística atuais e entender como o trabalho já é realizado.
Nesta etapa, é comum já perceber gargalos e necessidades de melhoria nos processos.
Conversar com os colaboradores também pode te gerar insights e ideias de melhoria.
2. Liste todas as tarefas e equipe necessárias
Faça uma lista de todas as tarefas e processos necessários, assim como os colaboradores que realizam cada demanda e as sugestões de melhorias.
Definir indicadores de desempenho ajuda a avaliar se o workflow está funcionando ou se precisa de ajustes.
3. Defina os gestores ou líderes responsáveis
Cada processo deve ter um líder ou gestor que será responsável pela implementação do workflow e pelo acompanhamento do trabalho.
4. Desenhe o fluxo
Agora vem a parte mão na massa do tutorial de como criar um workflow: desenhar o fluxo.
Depois de mapear todas as tarefas e equipes, fica mais fácil desenhar o fluxo de trabalho adequado.
Lembre-se de que devem constar todas as ações necessárias, com início, meio e fim.
5. Identifique as ferramentas necessárias
A última dica para criar um workflow, por fim, é decidir se o processo será manual ou automatizado.
A tecnologia pode ajudar a acelerar o processo e reduzir as demandas do time.
No caso do time de vendas, incluir um CRM é a melhor opção.
Essa ferramenta faz a gestão de relacionamento com o cliente e ajuda os vendedores a gerenciar as ações necessárias, reunir todas as informações para realizar o contato e acompanhar o processo de vendas do início ao fim.
Além de facilitar a gestão dos contatos, um CRM permite capturar contatos de forma inteligente, reconhecer a origem das vendas, criar relatórios e gerar mais insights do negócio.
Como criar um workflow voltado para a equipe de vendas?
Pensando em criar um workflow voltado para a equipe de vendas, reunimos algumas demandas que podem ser elaboradas, como:
Workflow de atualização de dados de clientes e prospects
Fazer a atualização de dados dos prospects no sistema é um processo trabalhoso e demorado.
Se for durante uma campanha então, atrapalha todo o andamento da equipe.
Essa é uma das tarefas que podem ser otimizadas por um CRM.
Basta integrar a agenda de contato com o software para que as informações fiquem mais organizadas, sejam atualizadas automaticamente e de fácil acesso aos vendedores.
Workflow de lembretes de tarefas
Um dos maiores desafios de um gestor é acompanhar todas as demandas do negócio e conciliá-las com imprevistos que aparecem durante a jornada de trabalho.
O workflow orienta a equipe de cada tarefa recorrente e indica todas as ações que precisam ser feitas em cada demanda.
É importante inserir prazos, insumos, observações necessárias para cumprir a tarefa e o contato do gestor para o caso de dúvidas.
Workflow de leads do marketing para vendas
Se sua empresa possui equipes de marketing e vendas distintas, um workflow ajuda a unificar a captação de leads e facilitar a troca de informações entre os dois segmentos.
Mais um vez, usando um CRM, essas informações são armazenadas e atualizadas de forma online, fazendo com que nenhum dado seja perdido.
Essas foram as principais dicas de como criar um workflow e como implementá-lo no seu time de vendas.
Confira o que é automatização de vendas, como aplicá-la e as vantagens de utilizá-la em seu negócio.
Post Relacionados
